Het integraal Teamdashboard

Dit dashboard gaat onderwijsteams in de toekomst helpen bij datagedreven werken. Onderwijsteams willen graag meer inzicht hebben in informatie rond instroom, onderwijs & begeleiding, examinering en uitstroom. Informatie daarover helpt om tijdig te kunnen bijsturen en draagt bij aan verantwoording in het kader van kwaliteitsborging. Binnen de datacoalitie is een werkgroep aan de slag gegaan met het nadenken over een dashboard voor teams waarbij de hiervoor genoemde informatie op één plek zichtbaar wordt. In dit artikel vertellen we daar meer over en delen we de eerste beelden van hoe het dashboard eruit zou kunnen gaan zien. 

Waarom een teamdashboard nodig is

Op dit moment is er binnen instellingen vaak al veel data beschikbaar over een bepaald thema of rondom een student of groep studenten. Het lastige is dat dit over veel verschillende systemen verspreid staat en dus apart opgezocht moet worden. Het is dan aan de gebruiker om de informatie goed aan elkaar te koppelen. Dat maakt het voor teams niet gebruiksvriendelijk en zeker niet overzichtelijk. Die behoefte is er wel degelijk. Een werkgroep binnen de Datacoalitie heeft zichzelf als doel gesteld om:

  1. Meer inzicht verkrijgen in welke indicatoren en data onderwijsinstellingen reeds aan onderwijsteams beschikbaar stellen
  2. Meer inzicht verkrijgen in de behoefte van onderwijsteams t.a.v. beschikbaar maken van informatie (tbv welke werkprocessen, welke besluitvorming, op welk moment en in welke vorm)
  3. Meer ervaring op te doen met het bedenken en ontwerpen van praktische, in teams toepasbare, tools en vormen van datagedreven werken/besluitvorming.  

Hoe de werkgroep te werk is gegaan

Om het hiervoor beschreven doel te bereiken is de werkgroep toe gaan werken naar een teamsdashboard. Dat is in een aantal stappen gegaan. We lichten ze even kort toe:

  • de door de sector ontwikkelde MORA procesarchitectuur is gebruikt om ‘het werk’ van onderwijsteams te definiëren en te bepalen dat als er een dashboard voor teams gemaakt zou worden welke data dan relevant is. De gekozen scope is: het primaire onderwijsproces van aanmelden tot diplomeren.
  • bij de deelnemende instellingen is een inventarisatie en analyse gedaan van data die al beschikbaar is (al dan niet gespreid over systemen) voor onderwijsteams.
  • er is een interviewhandleiding en (concept) praatplaat ontwikkeld voor het kunnen onderzoeken van de behoefte van onderwijsteams (doelgroep gericht).
  • 18 semi-gestructureerde interviews zijn afgenomen bij teamleiders, docenten/SLB’ers en kwaliteitszorgmedewerkers en zo is onderzocht wat de behoefte van onderwijsteams is met betrekking tot meer datagedreven werken en –besluitvorming.
  • de resultaten uit bovenstaande punten zijn bijeengepakt om tot een concept en functionele beschrijving te komen van het teamdashboard. 

Het resultaat: eerste beelden van ‘Het Integraal Teamdashboard’

In drie getekende platen is een eerste functioneel ontwerp van het teamsdashboard ontwikkeld. We noemen het HIT: ‘Het Integraal Teamdashboard’. In de platen van HIT is uitgegaan van de volgende gebruikers: teamleiders, docenten/SLB’ers en kwaliteitszorgmedewerkers. Op de platen is zichtbaar gemaakt wat het dashboard deze gebruikers functioneel moet bieden, dat is:

één centrale plaats voor inzicht in voor hen relevante indicatoren en informatie ter ondersteuning van de uitvoering van hun werk. Het gaat hierbij om de het primaire proces: instroom, onderwijs & begeleiding, examinering en uitstroom. 

De informatie die het dashboard biedt dient twee doelen:

  1. (bij)sturen van het proces; om preventief te kunnen handelen, maar ook om te verbeteren en
  2. om te kunnen verantwoorden en kwaliteitsborging in te vullen. 

Op dit moment zijn het nog drie praatplaten die tonen wat HIT inhoudt. In de toekomst als HIT ook daadwerkelijk ontwikkeld is, helpt het onderwijsteams om meer datagedreven tot prioriteitstelling, besluitvorming en interventies te komen. 

Onderstaande praatplaten visualiseren het ontwikkelde concept:

Zelf aan de slag?

Wil jij met jouw instelling aan de slag met meer datagedreven werken en met ‘Het Integraal Teamdashboard’? Gebruik dan de rapportage en de ontwikkelde interviewhandleiding én praatplaten om in gesprek met jouw onderwijsteam te ontdekken waar voor hen de belangrijkste behoefte zit. Wil je meer weten over de opgedane inzichten en ervaringen van collega’s, neem dan contact op met de datacoalitie via Tom Olsthoorn (tom.olsthoorn@hutspot.nl).

Leave a Reply